สอบวิชาการจัดการระบบสารสนเทศ วันที่ 4 ธันวาคม 2553 เวลา 09.00 น. ณ ห้องบรรยาย 2

ขอให้โชคดีทุกคน

ระบบสารสนเทศสร้างความได้เปรียบการแข่งขันขององค์กรได้อย่างไร

การใช้เทคโนโลยีเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (Strategic Information Systems: SIS)

ความสำคัญของระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

• บทบาท ที่สำคัญประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ คือ บทบาทในด้านกลยุทธ์ที่สามารถเปลี่ยนแปลงลักษณะสินค้าหรือบริการ กระบวนการทำงาน องค์การ โครงสร้างอุตสาหกรรมและการแข่งขันได้ จึงมีหลายองค์กรที่ได้นำเอาระบบสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือ และสร้างความได้เปรียบในด้านการแข่งขัน

ความหมายของระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

ความหมายของระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ SIS ได้มีผู้ให้ความหมายไว้หลายท่าน เช่น

• ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (SIS) คือ ระบบคอมพิวเตอร์ในระดับใดก็ตามขององค์การซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ การดำเนินงาน ผลผลิต การบริการหรือความสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ ขององค์การ เพื่อที่จะสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันกับองค์การ (Laudon & Laudon, 1995)
• ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (SIS) คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนหรือสร้างตัวแปรและกลยุทธ์ความได้เปรียบในการแข่งขัน SIS อาจจะเป็นระบบสารสนเทศแบบใดก็ได้ TPS, MRS, DSS, ฯลฯ ที่ช่วยทำให้ความได้เปรียบในการแข่งขันเพิ่มขึ้น ลดความเสียเปรียบในการแข่งขัน หรือช่วยในการบรรลุผลด้านกลยุทธ์อื่น ๆ  (Normann, 1994)

สรุป SIS คือ ระบบสารสนเทศใด ๆ ที่ช่วยสนับสนุนกลยุทธ์การสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์กร

            กรอบแนวคิดเรื่องระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

             ในการนำระบบสารสนเทศมาใช้ในเชิงกลยุทธ์ ผู้บริหารจำเป็นต้องเข้าใจว่า IT ไม่ใช่แค่เครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบสารสนเทศจะต้องมีองค์ประกอบที่สำคัญ คือ ข้อมูล หรือ สารสนเทศที่ป้อนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์, ฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, และเทคโนโลยีการสื่อสาร โดยต้องพิจารณาประกอบกับสิ่งแวดล้อม, ความสามารถ, กระบวนการในการทำงาน, และระดับของการใช้กลยุทธ์ในองค์กรด้วย

ความสัมพันธ์ของกลยุทธ์ด้านต่างๆ

                  กลยุทธ์ของธุรกิจ

                  กลยุทธ์ขององค์กร

                  กลยุทธ์ด้านสารสนเทศ

            กรอบแนวคิดเรื่องระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

           1.กลยุทธ์ของธุรกิจ: เป็นกรอบสำหรับกลยุทธ์ขององค์กรและกลยุทธ์สารสนเทศ, เป็นตัวกำหนดทิศทางของธุรกิจ, เป็นตัวกำหนดแผนเพื่อตอบสนองต่อพลังของตลาด ความต้องการของลูกค้าและความสามารถขององค์กร

           2.กลยุทธ์ขององค์การ : เป็นกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบองค์กร ควบคุมการดำเนินงานขององค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามกลยุทธ์ของธุรกิจได้

           3.กลยุทธ์ด้านสารสนเทศ : ใช้ในการสนับสนุนกลยุทธ์ของธุรกิจ และกลยุทธ์ขององค์กร และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

          กระบวนการวางแผนกลยุทธ์สำหรับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

          ส่วนประกอบต่าง ๆ ในการวางแผนสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

• แผนกลยุทธ์ของบริษัท: คือ แผนซึงระบุวัตถุประสงค์ในระยะยาวของธุรกิจ, ข้อเสนอในการบรรลุวัตถุประสงค์นั้น ซึ่งประกอบด้วย วิสัยทัศน์ (Vision), ภารกิจ (Mission), เป้าหมาย (Goal), และวัตถุประสงค์ (Objective) ขององค์การ
• ภารกิจและขอบเขตของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ: กำหนด ภารกิจเฉพาะของระบบ MIS เพื่อสนับสนุนการดำเนินงาน เพื่อให้บรรลุแผนกลยุทธ์ของบริษัท

• สิ่งแวดล้อมภายนอก: พิจารณาปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กร เช่น ลูกค้า, คู่แข่งขัน, ผู้เสนอขายวัตถุดิบ, นโยบายรัฐบาล, และการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี เป็นต้น
• การวิเคราะห์ MIS และการเลือกกลยุทธ์ MIS : คือการพิจารณาเลือกกลยุทธ์หลาย ๆ กลยุทธ์ จากหลาย ๆ สถานการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้น และตัดสินใจเลือกกลยุทธ์ที่ดีที่สุด ณ สถานการณ์นั้น ๆ
• การปฏิบัติการ MIS : คือการดำเนินการตามแผนงาน และนโยบายต่าง ๆ ที่ได้วางไว้ ซึ่งแผนงานอาจจะมีการกำหนดไว้ ทั้งแผนระยะสั้น และแผนระยะยาว เพื่อให้บรรลุ กลยุทธ์ที่ได้วางไว้

กรอบแนวคิดเรื่องระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

กลยุทธ์ในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

   1. กลยุทธ์การใช้ต้นทุนต่ำ (Cost Leadership Strategy) เช่น Air Asia ใช้ ระบบการจองตั๋ว ผ่านระบบ Internet ช่วยลดต้นทุนการจ้างพนักงานตัวแทนจำหน่าย

 กลยุทธ์สร้างความแตกต่าง (Differentiation Strategy) เช่น โทรศัพท์มือถือ Hutch นำระบบ GIS เข้ามาใช้ เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ลูกค้าในการเลือกเส้นทางเดินทาง หรือตรวจสอบที่อยู่ของอีกฝ่าย

2. กลยุทธ์ในการเน้นกลุ่มเป้าหมาย (Focus Strategy) เช่น บริษัท บัตรกรุงไทย (KTC) เสนอทางเลือกการใช้บัตรให้แก่สมาชิก โดยเจาะกลุ่มเป้าหมายพฤติกรรมการใช้ของลูกค้า

   3.กลยุทธ์ด้านนวัตกรรม (Innovation Strategy) เช่น ร้านหนังสือ online ชื่อ amazon.com ได้นำระบบ E-commerce มา ใช้ในการดำเนินธุรกิจ โดยที่ร้านไม่มีสถานที่ที่ตั้งให้ลูกค้าได้ไปเยี่ยมชมเลือกซื้อหนังสือ แต่สามารถทำกำไรได้หลายร้อยล้านดอลล่าต่อปี

4.กลยุทธ์ด้านพันธมิตร (Alliance Strategy) เช่น บริษัท ชิน คอร์ป ร่วมมือกับ แอร์ เอเชีย ดำเนินธุรกิจสายการบินแบบประหยัด (low cost) และพัฒนาระบบเกี่ยวกับระบบการให้บริการ ตลอดจนแลกเปลี่ยนข้อมูลต่าง ๆ ร่วมกัน

ผลกระทบของสารสนเทศต่อการแข่งขัน

สารสนเทศมีผลกระทบต่อการแข่งขัน 3 ประการ คือ

1. สารสนเทศเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของอุตสาหกรรม และเปลี่ยนแปลงกติกาในการแข่งขัน
2. สารสนเทศทำให้เกิดการได้เปรียบในการแข่งขัน
3. สารสนเทศสร้างธุรกิจใหม่

  ผลกระทบของสารสนเทศต่อการแข่งขัน

1. สารสนเทศเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของอุตสาหกรรม:

เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถเปลี่ยนแปลงโครงสร้างอุตสาหกรรมหรือรูปแบบการดำเนินงานอุตสาหกรรมได้ เช่น นำระบบคอมพิวเตอร์ เข้ามาแทนระบบ Manual System, หรือการนำสารสนเทศเข้ามาใช้ทำให้ขนาดองค์กรเล็กลง (Downsizing), นำระบบ Network มาใช้บริหารจัดการงานมากขึ้น ทำให้สายบังคับบัญชาการทำงานไม่ชัดเจน เป็นต้น

2.  สารสนเทศทำให้เกิดการได้เปรียบในการแข่งขัน

สารสนเทศช่วยสนับสนุนการดำเนินกลยุทธ์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุน, การทำให้เกิดความแตกต่างในสินค้า/บริการ, การสร้างนวัตกรรมใหม่, และการสร้างความร่วมมือในการดำเนินธุรกิจ ตลอดจนเพิ่มขีดความสามารถในการประสานงานระดับต่าง ๆ ขององค์กร 

3. สารสนเทศสร้างธุรกิจใหม่

              สารสนเทศทำให้เกิดธุรกิจใหม่ ๆ ขึ้นในอุตสาหกรรม 3 ทางคือ

• ทำให้การสร้างธุรกิจใหม่มีความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
• เทคโนโลยีทำให้มีความต้องการธุรกิจใหม่ ๆ เพิ่มขึ้น เช่น ธุรกิจ Hardware, Software หรือรูปแบบการให้บริการใหม่ ๆ
• เทคโนโลยีสร้างธุรกิจใหม่จากพื้นฐานธุรกิจเดิม

ข้อแนะนำในการใช้ IT เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

ข้อแนะนำสำหรับผู้บริหารในการนำ IT มาใช้ให้เกิดการได้เปรียบในการแข่งขันดังนี้

• ควรพิจารณากระบวนการทำงานก่อนนำระบบสารสนเทศมาติดตั้ง
• ควรให้เจ้าหน้าที่แผนกสารสนเทศมีโอกาสแลกเปลี่ยนกับเจ้าหน้าที่แผนกอื่น รวมทั้งลูกค้า, ซัพพลายเออร์, และพนักงานขาย
• ควรเริ่มพัฒนาผลงานชิ้นต่อไปก่อนที่จะนำผลงานในปัจจุบันออกสู่ตลาด
• การใช้ระบบสารสนเทศจะต้องสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับสินค้าและบริการของหน่วยงาน

มารู้จักคำศัพท์ที่น่าสนใจของเทคโนโลยีสารสนเทศ

1. Business Intelligence (BI) คืออะไร

ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และตลอดเวลา เช่นเดียวกัน ระบบธุรกิจก็มีการแข่งขันกันค่อนข้างรุนแรง และมากขึ้นด้วย จึงเป็นสิ่งที่เราหลีกเลี่ยงไม่ได้ เลยว่าการที่องค์กรจะอยู่รอดได้นั้นจะต้องมีการใช้ข้อมูลสารสนเทศที่ทันสมัย และทันท่วงที เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจอย่างรวดเร็วและสามารถนำไปวางแผน หรือ โต้ตอบปัญหา เชิงธุรกิจได้ทันต่อเหตุการณ์ ให้กับผู้บริหารระดับสูงขององค์กร

การที่จะได้มาซึ่งข้อมูล สารสนเทศเหล่านั้น หนึ่งจำเป็นต้องมีการแสวงหาหนทาง ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้ได้มาก เพราะว่าข้อมูลเหล่านั้นมิใช่ข้อมูล ภายในองค์กรเท่านั้น ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลขององค์กร ที่เป็นคู่แข่งหรือเป็นข้อมูลของ องค์กรอื่นๆ ที่อยู่ในธุรกิจเดียวกันกับเราก็เป็นไปได้ สองการเลือกสรรข้อมูลสารสนเทศที่มีคุณค่าจากกองข้อมูลที่มีขนาดมหึมา เพื่อให้แน่ใจว่าระบบข้อมูลสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นมานั้นเป็นข้อมูลสารสนเทศ ที่ สามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรได้ เพื่อเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้จึงจำเป็นต้องมีระบบที่สามารถช่วยเตรียมข้อมูล ที่ลึกซึ้ง และมีคุณค่าทางกิจกรรมทางธุรกิจให้แก่องค์กรได้

ปัจจุบันการวางแผนทางกลยุทธ์ของบริษัทนั้นจำเป็นต้องใช้ข้อมูลมาก มาย ซึ่งการวิเคราะห์ข้อมูล ทางด้านการตลาด การขาย การเงิน การผลิตนั้นจะต้องทันกับเหตุการณ์ซึ่งมีข้อมูลเกิดขึ้นเป็นประจำทุกวัน ดังนั้นการจัดทำรายงาน จะต้องมีการแก้ไขบ่อย และมีความยุ่งยาก

Business Intelligence คือ ซอฟต์แวร์ (Software) ที่นำข้อมูลที่มีอยู่เพื่อจัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ ที่เหมาะสมกับมุมมองในการวิเคราะห์  และตรงตามความต้องการ
ของผู้ใช้งาน  และใช้สำหรับวิเคราะห์ข้อมูล  ของงานในมุมมองต่างๆ   ตามแต่ละแผนก  เช่น

• วิเคราะห์การดำเนินงานของบริษัทฯ เพื่อการตัดสินใจด้านการลงทุนสำหรับผู้บริหาร
• วิเคราะห์และวางแผนการขาย / การตลาด เพื่อประเมินช่องทางการจำหน่าย ฯลฯ
• วิเคราะห์สินค้าที่ทำกำไร สูงสุด / ขาดทุนต่ำสุด เพื่อการวางแผนงานด้านการตลาด และการผลิต
• วิเคราะห์ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อยอดขายของสินค้า ฯลฯ
• วิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งขัน ฯลฯ

Business Intelligence จะประกอบไปด้วยระบบข้อมูล และโปรแกรมแอพพลิเคชั่น ด้านการวิเคราะห์ มากมายหลายระบบ เช่น

• ดาต้าแวร์เฮ้าส์ (Data Warehouse)
• ดาต้ามาร์ท (Data Mart)
• การทำเหมืองข้อมูล (Data Mining)
• การแก้ปัญหาทางคณิตศาสตร์ (Operations Research & Numerical Methods)
• เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลในหลายมิติ (OLAP) แบบประมวลผลทันทีที่ป้อนข้อมูลเข้าไป
• และ ระบบสืบค้นและออกรายงานต่างๆ (Search, Report)

Business Intelligence ยังมีจุดเด่นเพิ่มขึ้นอีกในด้าน

• ใช้งานง่ายเพียงแค่คลิกเมาส์ก็สามารถเปลี่ยนแปลงรายงานได้โดยไม่ต้องมี การคีย์ข้อมูลใหม่ ซึ่งผู้ใช้สามารถถาม ตอบคำถามทางธุรกิจได้หลายมุมมองเพียงในเวลาไม่กี่นาที ซึ่งช่วยการตัดสินใจแม่นยำ และรวดเร็วกว่าคู่แข่ง ทั้งในเชิงกว้าง และเชิงลึก
• สามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่หลากหลายภายในองค์กรมาทำการวิ เคราะห์ เช่น Excel, FoxPro, Dbase, Access, ORACLE, SQL Server, Informix, Progress, DB2 เป็นต้น โดยไม่มีการเขียนโปรแกรมเพิ่มเติมใดๆ

 สรุป

การบูรณาการข้อมูล (integration of data) ระหว่างข้อมูลประวัติกับข้อมูลใหม่ ณ ปัจจุบัน นับเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของระบบ Business Intelligence (BI) ขั้นสูง เนื่องจากมีธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ นำผลลัพธ์จากระบบดังกล่าวไปใช้ประกอบการตัดสินใจกำหนดทิศทางธุรกิจและการ ตลาด ทั้งนี้ ธุรกิจที่เริ่มใช้แนวคิดนี้แล้วในปัจจุบันจะเป็นองค์กรที่ได้ประโยชน์สูงสุด ก่อนใคร ก่อนที่มันจะกลายเป็นเรื่องธรรมดาในอนาคตอันใกล้นี้

2. Knowledge Management

K.M ย่อมาจาก Knowledge Management ซึ่งแปลเป็นภาษาไทยว่า การจัดการความรู้

การจัดการความรู้ในองค์กร หมายถึง การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร ซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กร สามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยมีความรู้ 2 ประเภท คือ

1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์ หรือสัญชาตญาณของแต่ละบุคคล ในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง จึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม

2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่า เป็นความรู้แบบรูปธรรม

การจัดการความรู้ทำได้อย่างไร

กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process)
เป็นกระบวนการแบบหนึ่งที่จะฃ่วยให้องค์กรเข้าใจถึงขั้นตอน ที่ทำให้เกิดกระบวนการเรียนรู้ หรือพัฒนาการของความรู้ ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. การบ่งชี้ความรู้
เช่น พิจารณาว่า วิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมาย คืออะไร อละเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องรู้อะไร ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร
2. การสร้างและการแสวงหาความรู้
เช่น การสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว
3. การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ
เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมความพร้อม สำหรับการเก็บความรู้ อย่างเป็นระบบในอนาคต
4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้
เช่น ปรับปรุงรูปแบบเอกสาร ให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์
5. การเข้าถึงความรู้
เป็นการให้ผู้ใช้ความรู้นั้น เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่าย และสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT), Web board, บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้
ทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีเป็น Explicit Knowledge กาจจัดทำเป็น เอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ
กรณีเป็น Tacit Knowledge อาจจัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพ และนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น
7. การเรียนรู้
ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น เกิดระบบการเรียนรู้จาก

สร้างองค์ความรู้ -> นำความรู้ไปใช้ - > เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุน เวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Manament Process)
1. การบ่งบอกความรู้ (Knowledge Identification)	เราต้องความรู้เรื่องอะไร เรามีความรู้เรื่องนั้นหรือยัง
2. การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquistion)	ความรู้อยู่ที่ไหน อยู่ในรูปแบบอะไร จะเอามาเก็บรวมกันได้อย่างไร
3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization)	จะแบ่งประเภท หัวข้ออย่างไร
4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement)	จะทำให้เข้าใจง่ายและสมบูรณ์ได้อย่างไร
5. การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access)	เรานำความรู้มาใช้งานได้ง่ายหรือไม่
6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing)	มีการแบ่งปันความรู้ให้กันหรือไม่
7. การเรียนรู้ (Learning)	ความรู้นั้นทำให้เกิดประโยชน์กับองค์กรหรือไม่ ทำให้องค์กรดีขึ้นหรือไม่

 

  3. Data warehouseหรือ คลังข้อมูล คือ ฐานข้อมูลขนาดยักษ์ ที่รวบรวมฐานข้อมูลจากหลายแหล่งหลายช่วงเวลา

     Data Mining คือ ชุด software วิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้ใช้ มันเป็น software ที่สมบรูณ์ทั้งเรื่องการค้นหา การทำรายงาน และโปรแกรมในการจัดการ ซึ่งเราคุ้นเคยดีกับคำว่า  Executive Information System  ( EIS ) หรือระบบข้อมูลสำหรับการตัดสินใจในการบริหาร ซึ่งเป็นเครื่องมือชิ้นใหม่ที่สามารถค้นหาข้อมูลในฐานข้อมูลขนาดใหญ่หรือข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการบริหาร ซึ่งเป็นการเพิ่มคุณค่าให้กับฐานข้อมูลที่มีอยู่

คลังข้อมูลแตกต่างจากฐานข้อมูลอย่างไร?

โดยปกติแล้ว ฐานข้อมูลในองค์กรทั่วไปจะมีลักษณะที่ค่อนข้างทันต่อเหตุการณ์ เช่น ฐานข้อมูลพนักงานก็จะเก็บเฉพาะพนักงานในปัจจุบัน จะไม่สนใจข้อมูลพนักงานเก่า ๆ ในอดีต ซึ่งอาจจะมีข้อมูลอะไรบางอย่าง ที่มีประโยชน์สำหรับผู้บริหาร ในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพและคุณลักษณะต่าง ๆ ขององค์กร. นอกจากนี้ ฐานข้อมูลแต่ละอันมักถูกออกแบบมาใช้เก็บข้อมูลเฉพาะด้าน จึงมีข้อมูลเฉพาะบางส่วนขององค์กรเท่านั้น ฉะนั้นคลังข้อมูลจึงถูกออกแบบมา เพื่อรวบรวมข้อมูลในทุกส่วนของทั้งบริษัท ทั้งเก่าและใหม่ไว้ด้วยกัน ไม่มีการลบทิ้งข้อมูลเก่า ๆ ที่ไม่จริงในปัจจุบัน

โดยสรุปคือ

• คลังข้อมูล ใช้เพื่อการวิเคราะห์ (ข้อมูลทั้งอดีตและปัจจุบัน)
• ฐานข้อมูล ใช้เพื่อทำการประมวลผล (เฉพาะข้อมูลปัจจุบัน)

ถ้าองค์กรมีคลังข้อมูลหลาย ๆ อันเพื่อใช้ในการวิเคราะห์ต่าง ๆ แตกต่างกันไป เช่น คลังข้อมูลด้านการเงิน และ คลังข้อมูลด้านทรัพยากรมนุษย์ เรามักเรียกคลังข้อมูลเฉพาะด้านเหล่านี้ว่า ตลาดข้อมูล data marts

อนึ่ง กระบวนการในการใช้ข้อมูลในคลังข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ และวางแผนในทางธุรกิจ มักถูกเรียกว่า ปัญญาธุรกิจ (business intelligence)

เหตุผลที่ต้องมี Data warehouse ที่มีการจัดเก็บข้อมูลที่ดีสำหรับเตรียมข้อมูลเพื่อทำการ mining ก็คือ

-                         Data warehouse จะทำการจัดเก็บข้อมูลที่มีความมั่นคงและข้อมูลที่ได้ทำความสะอาดแล้ว ซึ่งการจัดเตรียมและรวบรวมข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการ mining ที่ต้องการความแน่ใจในความแม่นยำของ predictive models

-                         Data warehouse จะเป็นประโยชน์สำหรับการ mining ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลหลายๆแหล่งที่ค้นพบมากมายเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่ง Data warehouse จะบรรจุข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเหล่านั้น

-                         ในการเลือกส่วนย่อยๆของ record และ fields ที่ตรงประเด็น Data mining จะต้องการความสามรถในการ query ข้อมูลของ Data warehouse

-                         การศึกษาผลที่ได้จากการทำ Data mining จะเป็นประโยชน์อย่างมาก ถ้าหากมีการสืบค้นข้อมูลอย่างมีแบบแผนต่อไปในอนาคต ซึ่ง Data warehouse จะเป็นแหล่งจัดเก็บข้อมูลภายหลังไว้ให้

ปกติแล้ว Data mining และ Data warehouse จะเป็นสิ่งคู่กัน ผู้ขายจำนวนมากจึงหาวิธีที่จะนำเทคโนโลยี Data mining และ Data warehouse มารวมกัน

ความแตกต่างของการจัดการฐานข้อมูลระบบเก่ากับระบบใหม่

ระบบการจัดการข้อมูลแบบเก่าและแบบใหม่แตกต่างกันอย่างไร

       การจัดการฐานข้อมูล(Database Management) คือ การบริหารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อตอบสนองต่อการใช้ของโปรแกรมประยุกต์อย่างมีประสิทธิภาพและลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล รวมทั้งความขัดแย้งของข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์การ ในอดีตการเก็บข้อมูลมักจะเป็นอิสระต่อกันไม่มีการเชื่อมโยงของข้อมูลเกิดการ สิ้นเปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล เช่น องค์การหนึ่งจะมีแฟ้มบุคคล (Personnel) แฟ้มเงินเดือน (Payroll) และแฟ้ม สวัสดิการ (Benefits) อยู่แยกจากกัน เวลาผู้บริหารต้องการข้อมูลของพนักงานท่านใดจำเป็นจะต้องเรียกดูแฟ้มข้อมูลทั้ง 3 แฟ้ม ซึ่งเป็นการไม่สะดวก จงทำให้เกิดแนวความคิดในการรวมแฟ้มข้อมูลทั้ง 3 เข้าด้วยกันแล้วเก็บไว้ที่ ศูนย์กลางในลักษณะฐานข้อมูล (Database) จึงทำให้เกิดระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management system (DBMS) ซึ่งจะต้องอาศัยโปรแกรมเฉพาะในการสร้างและบำรุงรักษา (Create and Maintenance) ฐาน ข้อมูลและสามารถที่จะให้ผู้ใช้ประยุกต์ใช้กับธุรกิจส่วนตัวได้โดยการดึงข้อมูล (Retrieve) ขึ้นมาแล้วใช้โปรแกรมสำเร็จรูปอื่นสร้างงานขึ้นมาโดยใช้ข้อมูลทีมีอยู่ในฐานข้อมูล แสดงการรวมแฟ้มข้อมูล 3 แฟ้มเข้าด้วยกัน

แรกเริ่มที่มีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อการประมวลผลข้อมูลทางธุรกิจ หรือเพื่อสร้างสารสนเทศนั้นจะมีการเก็บกลุ่มของระเบียนต่าง ๆ ไว้ในแฟ้มข้อมูลที่แยกจากกันและจะเรียกว่าเป็นระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูล ถึงแม้ว่าระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูลนี้จะเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพที่ดีกว่าระบบที่ทำด้วยมือ แต่ระบบแฟ้มข้อมูลนี้ก็ยังมีข้อจำกัดหลายอย่างด้วยกัน

ข้อดีของการประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูล1.)  การประมวลผลข้อมูลทำได้อย่างรวดเร็ว ค่าลงทุนในเบื้องต้นจะต่ำ อาจไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถมาก ก็สามารถทำการประมวลผลข้อมูลได้
2.) โปรแกรมประยุกต์แต่ละโปรแกรมสามารถควบคุมการใช้ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลของตนเองได้

ข้อเสียของการประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูล

การประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูล อาจมีข้อเสียที่เกิดขึ้นได้ ดังต่อไปนี้
1.)  มีความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Redundancy)        การใช้แฟ้มข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกันนี้ จะส่งผลให้เกิดข้อเสียในสิ่งต่อไปนี้       1.1)   ทำให้เสียเนื้อที่ในการใช้งานในหน่วยเก็บข้อมูลสำรองเช่นดิสก์
       1.2)   ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มหนึ่งก็จะต้องตามไปแก้ไขข้อมูลในแฟ้ม ข้อมูลอื่นทุกแฟ้มที่มีข้อมูลนั้นอยู่ด้วยจึงอาจเกิดปัญหาที่เกี่ยวกับ ความขัดแย้งกันของข้อมูล (Data Inconsistency) เนื่องจากข้อมูลในแต่ละแฟ้มเกิดความไม่สอดคล้องกันขึ้น ซึ่งพบมากในระบบการประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล
1.2) ความยากในการประมวลผลข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มข้อมูล
    ในการสร้างรายงานของแต่ละระบบเช่นการสร้างรายงานการลงทะเบียน ว่าแต่ละวิชามีนักศึกษาคนใดบ้างที่ลงทะเบียนเรียน จะต้องมีการเขียนโปรแกรมประยุกต์เช่นโปรแกรมการลงทะเบียน เพื่อทำการดึงข้อมูลรหัสวิชา รหัสนักศึกษา จากแฟ้มข้อมูลการลงทะเบียน และต้องนำรหัสวิชาที่ได้ไปค้นชื่อวิชาและจำนวนหน่วยกิตที่มีรหัสวิชาตรงกันจากแฟ้มรายวิชา ส่วนรหัสนักศึกษาที่ได้ก็จะต้องนำไปค้นชื่อนักศึกษาที่มีรหัสตรงกันจากแฟ้มนักศึกษา ซึ่งโปรแกรมการลงทะเบียนที่เขียนจะต้องมีความซับซ้อนพอสมควร เนื่องจากต้องมีการจัดการกับแฟ้มข้อมูลมากกว่า 1 แฟ้มข้อมูลขึ้นไป

1.3) ไม่มีผู้ควบคุมหรือรับผิดชอบระบบทั้งหมด
    เนื่องจากผู้เขียนโปรแกรมด้านใดด้านหนึ่ง ก็จะดูแลเฉพาะข้อมูลที่จะมีการใช้กับงานของตนเท่านั้น

1.4) ความขึ้นต่อกัน (Dependency)
     โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลมักจะเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมประยุกต์ที่สร้างขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้ามีการเขียนโปรแกรมประยุกต์ด้วยภาษา COBOL โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลที่จะใช้เช่นชื่อเขตข้อมูลต่าง ๆ ขนาดของเขตข้อมูล จะต้องประกาศไว้ในส่วนของ DATA DIVISION ของโปรแกรมประยุกต์ ปัญหาก็คือว่าถ้ามีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลเมื่อใด ก็จะต้องไปทำการแก้ไขโปรแกรมประยุกต์ คือต้องไปเปลี่ยนแปลงโครงสร้างแฟ้มข้อมูลในส่วน DATA DIVISION นั้นด้วย

    จากข้อเสียดังกล่าวของการประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูล จึงเป็นที่มาของการพัฒนาระบบการประมวลผลแบบใหม่ เพื่อแก้ไขข้อเสียของการประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมูล ซึ่งเรียกการประมวลผลแบบใหม่นี้ว่า "ระบบการประมวลผลฐานข้อมูล"

ระบบการประมวลผลฐานข้อมูล

    จากข้อจำกัดของระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูลดังกล่าวข้างต้น จึงมีความพยายามคิดหาเทคโนโลยีการประมวลผลแบบใหม่ เพื่อเอาชนะข้อจำกัดดังกล่าว เทคโนโลยีหนึ่งที่ถูกพัฒนาขึ้นมาแทนที่ระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูลได้แก่ ระบบการประมวลผลฐานข้อมูล

    คำว่า ฐานข้อมูล โดย ทั่วไปจะหมายถึงการเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันไว้ในที่ที่เดียว กันในระบบการประมวลผลฐานข้อมูลจะมีรูปแบบวิธีการจัดการข้อมูลที่แตกต่างกัน จากระบบแฟ้มข้อมูล มีองค์ประกอบเพิ่มขึ้นมาจากระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูลได้แก่องค์ประกอบที่ เรียกว่า ระบบการจัดการฐานข้อมูล DBMS(Database Management System)

    DBMS จะช่วยในการสร้าง เรียกใช้ข้อมูล และปรับปรุงฐานข้อมูล โดยจะทำหน้าที่เสมือนตัวกลางระหว่างผู้ใช้และฐานข้อมูลให้สามารถติดต่อกันได้

    การทำงานที่ต้องผ่าน DBMS ทุกครั้งนี้จะทำให้การเขียนโปรแกรมประยุกต์มีความสะดวกยิ่งขึ้น เนื่องจากผู้เขียนโปรแกรมไม่ต้องยุ่งเกี่ยวหรือสนใจว่าในทางกายภาพข้อมูลถูกเก็บอยู่อย่างไรในดิสก์ หรือแม้แต่วิธีการในการจัดการกับข้อมูลไม่ต้องสนใจว่าใช้วิธีแบบอินเด็กซ์ไฟล์ (Index File) หรือแบบอินเด็กซ์ซีเควนเชียวไฟล์ (Index Sequential File) เป็นต้น ผู้ใช้เพียงแต่ออกคำสั่งง่าย ๆ ในการเรียกใช้ข้อมูล เพิ่มข้อมูล ปรับปรุงข้อมูล หรือ ลบข้อมูลผ่านทาง DBMS แทน

ข้อดีของการประมวลผลข้อมูลในฐานข้อมูล

1.)  ข้อมูลมีการเก็บอยู่รวมกันและสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

2.)  ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้
3.)  สามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งกันของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้
4.)   การควบคุมความคงสภาพของข้อมูล ความคงสภาพ (Integrity) หมายถึง ความถูกต้อง ความคล้องจอง ความสมเหตุสมผลหรือความเชื่อถือได้ของข้อมูล
5.)  การจัดการข้อมูลในฐานข้อมูลจะทำได้ง่าย
6.)  ความเป็นอิสระระหว่างโปรแกรมประยุกต์และข้อมูล
7.)   การมีผู้ควบคุมระบบเพียงคนเดียว ซึ่งเรียกว่า DBA (Database Administrator) เป็นผู้ควบคุมและบริหารจัดการระบบฐานข้อมูลทั้งหมด

ข้อเสียของการประมวลผลข้อมูลในฐานข้อมูล

       แม้ว่าการประมวลผลข้อมูลในฐานข้อมูล จะให้ข้อดีหลายประการแต่ก็จะมีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกันในเรื่องต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
 1.)    การใช้งานฐานข้อมูลจะเสียค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง เนื่องจากราคา DBMS มีราคาค่อนข้างแพง นอกจากนี้การใช้ฐานข้อมูล จะต้องใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพค่อนข้างสูง เช่นต้องมีความเร็วสูง มีขนาดหน่วยความจำ และหน่วยเก็บข้อมูลสำรองความจุสูง เป็นต้น
2.)    การสูญเสียของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้ด้วยตัวเอง เช่น Index Pointer เสียเป็นต้น 

         จาก ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการจัดการข้อมูลแบบไฟล์ ทำให้เกิดแนวคิดในการจัดการข้อมูลแบบใหม่ ซึ่งแนวคิดเบื้องต้นของฐานข้อมูลคือการนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องและสัมพันธ์กัน มาจัดเก็บลงในที่เดียวกัน โดยฐานข้อมูลดังกล่าวจะถูกควบคุมโดยซอฟต์แวร์ชุดหนึ่ง แทนที่จะใช้งานแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่กระจัดกระจายและมีการ ดูแลโดยผู้ใช้กลุ่มต่าง ๆ กัน เป้าหมายสูงสุดของแนวความคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูลคือการที่ข้อมูลแต่ละชุดถูก ป้อนและจัดเก็บเพียง ครั้งเดียว ผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์เท่านั้นที่จะสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บได้ อย่างสะดวกและรวดเร็ว รวมทั้งการที่ข้อมูลเป็นอิสระจากโปรแกรมประยุกต์เฉพาะกิจใด ๆ โดยการบริหารฐานข้อมูลเราจะอาศัยซอฟต์แวร์ที่เรียกว่า ระบบบริหารจัดการฐานข้อมูล ( DBMS : Database Management System) เป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อระหว่าง โปรแกรมกับฐานข้อมูล